Quando falamos de negócios, dois pontos são considerados primordiais: qualidade e produtividade. Aumentar o foco nesses dois elementos frequentemente gera mais resultados. Mas o ideal é encontrar o equilíbrio entre eles, pois produtividade não significa trabalhar mais tempo, e sim trabalhar melhor.

Contudo, manter o ritmo constante de produtividade é um grande desafio diante de tantas distrações disponíveis diariamente.

Mas usando as técnicas certas é possível identificar ações que podem melhorar o fluxo de trabalho e de processos internos, proporcionando melhores resultados de produtividade e aumentando a qualidade.

Indicadores de qualidade e de produtividade

Os indicadores de qualidade, também conhecidos como indicadores de satisfação do cliente, medem a aceitação dos produtos ou serviços de uma empresa. O resultado desses indicadores é chamado de eficácia.

Já os indicadores de produtividade se referem à utilização dos recursos nos processos de produção. Nesse caso é importante analisar todas as etapas de cada processo para identificar possíveis problemas e pensar em soluções preventivas. O resultado é chamado de eficiência.

A fórmula ideal é o equilíbrio entre a produtividade e a qualidade, entre eficiência e eficácia. É fazer as coisas certas da melhor maneira possível, otimizando assim o tempo e os custos empregados no processo.

Como atingir o equilíbrio entre produtividade e qualidade?

Pode parecer difícil, mas hoje a tecnologia já oferece recursos importantes que facilitam esse ponto de equilíbrio. Hoje você vai conhecer algumas dicas que podem ser aplicadas na sua empresa, e assim será mais fácil aumentar a produtividade, mantendo também a qualidade.

• Analise seus processos

O primeiro passo é analisar todo o processo e identificar tarefas que podem ser otimizadas. Tenha atenção tanto às pessoas como às tarefas executadas. Um colaborador pode não ter grandes habilidades no desempenho de uma tarefa específica, mas ser excelente em outras.

Por outro lado, determinados processos, principalmente os muito repetitivos e manuais, podem ser automatizados, otimizando o trabalho, melhorando a satisfação do colaborador, e aumentando a produtividade.

É a partir dessa análise que será possível identificar aquilo que está dando certo e pode ser mantido, mas também o que não está gerando resultados e precisa ser alterado.

• Determine metas e objetivos estratégicos para cada equipe

Se sua equipe não souber o que precisa fazer os resultados não serão alcançados. É preciso estabelecer metas claras, que podem ser mensuradas, alcançáveis, realistas e que estejam contextualizadas em um determinado período de tempo.

A estratégia para atingir essas metas também é importante. Contar com um modelo de gestão de metas focado em resultados, proporciona mais agilidade, aumentando também a produtividade.

• Invista em treinamento

A capacitação da equipe também é fundamental para o aumento da produtividade já que, normalmente, para atingir esse objetivo é preciso desenvolver novas habilidades e mudar a forma como o trabalho é executado.

Nenhum colaborador será produtivo se não estiver preparado para desempenhar sua função.

• Melhore a comunicação interna

Uma das principais barreiras para o aumento da produtividade é a falta de comunicação entre os setores e profissionais envolvidos. Principalmente quando tratamos da comunicação entre líderes e liderados, a comunicação ineficiente resulta em profissionais menos produtivos e mais insatisfeitos.

É preciso incentivar a cultura do diálogo e tornar a comunicação mais simples através de recursos eficientes.

• Automatize tarefas

O retrabalho é um dos problemas que mais causam queda na produtividade. Erros constantes exigem que o colaborador gaste mais tempo do que o necessário em uma mesma tarefa e diminui a sua motivação.

Para evitar isso o ideal é utilizar deixar a tecnologia ajudar a empresa, automatizando as atividades que exigem mais cuidado e responsabilidade, mas não são repetitivas e passíveis de falhas.

Um exemplo dessa automatização é a utilização de um sistema de Gestão Empresarial ERP, que contribui para a organização e controle dos diversos setores da empresa como estoque, vendas, orçamentos, cadastros de clientes e fornecedores, emissão de notas fiscais eletrônicas e também de todas as funções financeiras da empresa.

Dessa forma o controle de fluxo de caixa, recebimentos e pagamentos, controle contábil e os resultados da empresa são facilmente verificados e acompanhados pelo gestor, que tem mais informações para tomar decisões.

Muitas empresas ainda enxergam o investimento em tecnologia como um custo, o que é um erro. Pensando em médio e longo prazo a empresa ganha com o aumento da produtividade e da qualidade de seus produtos ou serviços.

Podemos citar também algumas ferramentas de gestão de tempo para otimizar ainda mais a produtividade da sua equipe e melhorar o relacionamento dos seus clientes com a sua marca:

Trello: bastante conhecido, e gratuito, o Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas. Pode ser utilizado tanto para organizar suas próprias tarefas, como para acompanhar e gerenciar as tarefas do resto da sua equipe. O Trello é um site que pode ser acessado através de: Chrome, Mozilla e Edge. Possui uma característica de ser altamente personalizável dentro dos quadros, e cada membro da equipe pode ser marcado em seu respectivo board. Dentro dos “Boards” podem ser compartilhados links, imagens e comentários. Funciona pelos navegadores dos computadores, e também possui uma versão para celular.

Evernote: começou como um bloco de notas do Windows, mas depois se tornou um dos apps pioneiros em armazenar informação de clipping, ou seja, guardar todas notas, páginas, imagens que o usuário precisa. Atualmente, é um dos principais aplicativos para organização, pois além desse armazenamento, também permite adição de listas de tarefas, e acompanhamentos dessas. Além disso, também permite o compartilhamento e acompanhamento das tarefas e projetos. Há apenas um porém, o aplicativo pode ser gratuito, mas a versão otimizada dele, tem uma mensalidade. Possui uma versão para celular.

Asana: desenvolvido com o único propósito de organizar e melhorar a colaboração e gerenciamento de trabalho de uma equipe. Dentro dele, você pode criar projetos, passar funções para seus colegas, especificar prazos, e se comunicar diretamente pelo aplicativo. Além disso, inclui integração com diversos outros sites, como Google Drive, Dropbox, Google Docs, Gmail, entre outros. Porém apenas a versão básica está disponível gratuitamente. Possui versão em aplicativo para smartphone.

Basecamp: pensado para organizar toda uma empresa, o Basecamp possui de lista de tarefas, até um pequeno chat para determinadas equipes. Divididas por processos e jobs, o app também permite que você compartilhe o andamento dos projetos com seus clientes, permitindo que eles façam comentários, e evitando uma troca de e-mails gigantesca. Porém o aplicativo é pago. Possui versão em formato de aplicativo para celular.

Google Keep: disponibilizado gratuitamente no pacote do Google, o Google Keep aposta na simplicidade para registrar seus afazeres e suas ideias. Essa plataforma possui um visual bem básico, e sua forma de uso é bem instintiva. Ela permite que você deixe salvo notas, listas, gravações e imagens. Além disso, a interface disponibiliza algumas opções para que o usuário organize da forma que ele melhor entender.

Agora você já sabe como aumentar a produtividade da sua equipe, sem perder a qualidade. Coloque essas dicas em prática e garanta o crescimento da sua empresa.