Não é de hoje que reconhecemos que reunião é fundamental para alinhar todo o tipo de estratégia que a empresa vai seguir. Mas, às vezes você não tem a sensação de que está participando de várias reuniões que não estão levando a nada? Ficam em diversas discussões que não tem nenhum sentido? Ou ainda, perderam o tempo e esperaram todos se reunirem para dar um comunicado que poderia, muito bem, ser um e-mail?

Foi pensando nesse tipo de situação que acontece todos os dias, com um monte de gente que reunimos algumas dicas para otimizar o tempo da sua equipe.

Veja dicas para organizar e otimizar a reunião!

• Saiba o objetivo

Desde o momento em que marcou a reunião, saiba o que você quer atingir com ela. Quais assuntos quer discutir? Marque tudo em um e-mail ou papel e entregue aos participantes. Dessa forma, você define o que será discutido e garante que ninguém irá sair dos tópicos definidos para a reunião. Também evita perder tempo com outros assuntos paralelos que não seriam pertinentes para aquele momento.

• Defina os horários, e cronometre

Defina os horários de inicio e termino da reunião. Defina quanto tempo pretende passar em cada tópico. Com essa delimitação de tempo, é provável que a reunião seja mais rápida e organizada. Sem sair do foco e conseguindo discutir todos os assuntos necessários.

• Escolha as pessoas

Se não há a necessidade de chamar seu time inteiro para escutar aqueles determinados temas, selecione apenas as pessoas que devem estar lá. Muitas vezes, queremos incluir todas as pessoas, para que todos estejam cientes do que está acontecendo. Mas isso é realmente necessário? Para manter todos cientes, basta mandar um breve e-mail explicando o que foi discutido.

• Faça atas da reunião

Anote tudo que foi discutido e definido. A ata é o registro de tudo que aconteceu na reunião e ajuda aos participantes a reverem o que foi discutido e combinado. Além disso, ajuda a não repetir assuntos que já foram discutidos anteriormente.

• Mantenha o foco

Às vezes, é normal que alguém faça uma piada com os colegas durante a reunião ou que haja um minuto de descontração. Mas, para tornar suas reuniões realmente produtivas, torne esses momentos mais rápidos possíveis para que não haja uma distração muito grande.

Com essas dicas, otimizar sua reunião ficou mais fácil e ajuda você a poupar tempo e evitar aquelas reuniões que poderiam ter sido um e-mail.

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