No nosso momento atual, a coisa mais comum de ouvirmos é: “Nossa, como o tempo está passando rápido!” ou “Como vou arrumar tempo para isso?”. Temos que estar conectados, resolvendo tudo da maneira mais rápida. Porém, as demandas nunca param de chegar e sempre chegam com alto nível de urgência. Então, nós vamos priorizando as prioridades, mas em um momento já estamos tão desorganizados que não sabemos mais em que pé cada situação ficou, não é mesmo? Como gerenciar o tempo da melhor forma?

A procrastinação tem formas de aparecer disfarçada de: arrumar a mesa, olhar e-mails, responder mensagens no WhatsApp e até dar aquela olhadinha de 5 minutos nas redes sociais. Quebrar o ciclo, quer dizer gerenciar o tempo da melhor maneira.

Então, o que fazer para gerenciar o tempo da melhor forma?

Para conseguirmos sair do ciclo de estresse e ansiedade, uma boa forma é para e olhar para como você está gerenciando seu tempo e organizando suas tarefas. Podemos começar olhando para os três grandes blocos de tempo em que nosso dia se divide. Somente dessa forma conseguiremos te ajudar a gerenciar o tempo da melhor maneira.

• Quanto tempo passa no trabalho?
• Quanto tempo passa dormindo?
• Quanto tempo gasta se deslocando entre casa e trabalho?

Para grande parte das pessoas, esses são os três maiores blocos de tempo. Porém, se houver algum outro na sua agenda diária (faculdade, pós, cursos, etc.) acrescente. Depois de calcular isso, vamos pensar em um item que é problemático para a maioria das pessoas. Os pequenos gastos de tempo. Então vamos anotar as seguintes respostas:

• Quanto tempo passa nas redes sociais?
• Quanto tempo passa lendo e respondendo Whatsapp?
• Quanto tempo gasta lendo seu blog/site favorito?
• Quanto tempo gasta lendo e respondendo e-mails?

Muitas vezes são esses itens que acabam ocupando mais tempo em nosso dia a dia, quando poderíamos estar focados em outras coisas. Conseguiu dar uma boa mapeada nesses itens?

Agora, vamos pensar onde queremos chegar com esse planejamento, ok? Afinal, o que você tem em mente quando pensa em gerenciar melhor seu tempo. Você quer produzir mais? Quantas horas você quer passar produzindo?

Então para cada aspecto da sua vida, liste quanto tempo quer passar naquele item em particular. Quanto tempo quer passar olhando as redes sociais? Quanto tempo quer dormir? Quanto tempo quer passar com sua família?

Depois de listar cada uma dessas coisas, comece a pensar em uma estratégia para implementar essas mudanças no seu dia a dia. Organize-se melhor e, se necessário, faça uso de aplicativos para agenda e para cronometrar o tempo que você em determinadas tarefas.

Aprenda a técnica Pomodoro

Uma técnica criada no final dos anos 1980, por Francesco Cirillo. Conhecida como técnica Pomodoro, consiste em:

• Montar uma lista com suas tarefas;
• Ajustar o cronômetro com o tempo desejado (geralmente 25 minutos);
• Escolher uma tarefa;
• Trabalhar nessa tarefa até o alarme tocar, fazer um “x” na lista de tarefas;
• Se houver até 4 marcações, fazer uma pequena pausa (3 a 5 minutos);
• Se houver 4 marcações, fazer uma pausa mais longa (15-30 minutos), assim zerando as marcações e recomeçando o processo.

Um objetivo essencial da técnica é reduzir o tempo das interrupções, adiando outras atividades que interrompam o pomodoro. Além da técnica, montamos uma seleção de dicas com cada tipo de aplicativo que você possa precisar!

Aplicativos de agenda

Google Agenda

Muito conhecido, por fazer parte de um pacote de aplicativos que o Google oferece, o Google Agenda é um queridinho do público. Gratuito, ele ajuda a gerenciar o tempo, marcando todos os eventos que podem estar em outros aplicativos, como eventos do Facebook, reservas em sites de hotel, horários de voos, entre outros. Além disso, ainda envia lembretes, para ajudar o usuário a se manter a par de todos os eventos da semana. Ele possui um sistema de agendamento inteligente, e é simples na hora de enviar convites para todos os participantes de uma reunião, por exemplo. Caso um dos participantes esteja em um fuso horário diferente, ele automaticamente converte o horário para o fuso em que a pessoa está. O Google Agenda funciona em qualquer máquina e está disponível para Android e iOS. O aplicativo também funciona offline.

Outlook Calendar

O calendário do Outlook é um serviço da Microsoft que funciona juntamente com o Outlook.com. Com acesso via web, ele não possui aplicativo dedicado para celular, mas pode ser utilizado por meio do aplicativo oficial do Outlook. O app do Outlook está disponível no Android e iPhone. O Outlook Calendar é uma boa opção para quem deseja aproveitar toda a integração que o serviço oferece no sistema operacional. Um ótimo app para ajudar a gerenciar o tempo da rotina.

Sunrise Calendar

O Sunrise é um aplicativo que reúne vários calendários em um. Registrando sua conta de e-mail, ele automaticamente tem acesso a todos os seus compromissos. É possível, também, fazer login com a conta do Facebook e começar sua organização. O Sunrise é compatível com Android, iOS e computador.

iCloud Calendar

Calendário oficial dos serviços Apple, o iCloud Calendar vem incluído em iPhones e iPads, mas pode ser acessado via site do iCloud. Porém, ele oferece apenas funções básicas, como adição de agendas em um mesmo cadastro, e isso apenas se você possuir um aparelho, não há vantagens.

Ferramentas para Gerenciamento de Tarefas

Todoist

Aplicativo de lista de tarefas. Você pode criar suas listas de tarefas, com tags para diferentes assuntos, e também possui a opção de delegar algumas tarefas para o resto da sua equipe. O aplicativo tem uma interface simples, fácil de usar, porém possui poucas funções perto do resto da lista. Funciona em computadores e também possui app para celular.

Trello

Bastante conhecido, e gratuito, o Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas. Pode ser utilizado tanto para organizar suas próprias tarefas, como para acompanhar e gerenciar as tarefas do resto da sua equipe. O Trello é um site que pode ser acessado através de: Chrome, Mozilla e Edge. Possui uma característica de ser altamente personalizável dentro dos quadros, e cada membro da equipe pode ser marcado em seu respectivo board. Dentro dos “Boards” podem ser compartilhados links, imagens e comentários. Funciona pelos navegadores dos computadores, e também possui uma versão para celular.

Evernote

Começou como um bloco de notas do Windows, mas depois se tornou um dos apps pioneiros em armazenar informação de clipping, ou seja, guardar todas notas, páginas, imagens que o usuário precisa. Atualmente, é um dos principais aplicativos para organização, pois além desse armazenamento, também permite adição de listas de tarefas, e acompanhamentos dessas. Além disso, também permite o compartilhamento e acompanhamento das tarefas e projetos. Há apenas um porém, o aplicativo pode ser gratuito, mas a versão otimizada dele, tem uma mensalidade. Possui uma versão para celular.

Asana

Desenvolvido com o único propósito de organizar e melhorar a colaboração e gerenciamento de trabalho de uma equipe. Dentro dele, você pode criar projetos, passar funções para seus colegas, especificar prazos, e se comunicar diretamente pelo aplicativo. Além disso, inclui integração com diversas outros site, como Google Drive, Dropbox, Google Docs, Gmail, entre outros. Porém apenas a versão básica está disponível gratuitamente. Possui versão em aplicativo para smartphone.

Basecamp

Pensado para organizar toda uma empresa, o Basecamp possui de lista de tarefas, até um pequeno chat para determinadas equipes. Divididas por processos e jobs, o app também permite que você compartilhe o andamento dos projetos com seus clientes, permitindo que eles façam comentários, e evitando uma troca de e-mails gigantesca. Porém o aplicativo é pago. Possui versão em formato de aplicativo para celular.

Google Keep

Disponibilizado gratuitamente no pacote do Google, o Google Keep aposta na simplicidade para registrar seus afazeres e suas ideias. Essa plataforma possui um visual bem básico, e sua forma de uso é bem instintiva. Ela permite que você deixe salvo notas, listas, gravações e imagens. Além disso, a interface disponibiliza algumas opções para que o usuário organize da forma que ele melhor entender.

Microsoft OneNote

Junto com o pacote Office, está o OneNote. Ele é uma ferramenta de tomar notas que funciona em um esquema de multiusuário. Ou seja, a mesma nota pode ser editada por mais de uma pessoa. Dentro do OneNote existem os “cadernos” que podem ser listados por sessões, eles salvam texto e imagem. O OneNote também está disponível para iPhone e Android.

Essas são algumas ferramentas para te ajudar a gerenciar seu tempo melhor e otimizar sua equipe e alcançar melhores resultados! 

Gostou do texto? Veja mais aqui!